Gdyby podczas kontroli okazało się, że nie masz wymaganej dokumentacji BHP, konsekwencje mogłyby być poważniejsze, niż myślisz. Sama archiwizacja szkoleń czy oceny ryzyka zawodowego nie wystarczy – równie ważne jest prawidłowe przechowywanie dokumentów przez wymagany okres.
W praktyce wiele osób nie wie, jak określić okres przechowywania dokumentacji. Czy wszystkie obowiązują te same terminy? Kiedy można je bezpiecznie zniszczyć? I co grozi za brak dokumentacji podczas kontroli? W tym artykule wyjaśniamy, jak długo przechowywać dokumentację BHP, które dokumenty wymagają szczególnej uwagi oraz jak uniknąć błędów, które mogą narazić pracodawcę na niepotrzebne problemy.
Jakie dokumenty BHP musisz przechowywać?
Nie każda dokumentacja BHP podlega takim samym zasadom przechowywania. Co więcej, okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu oraz przepisów, które go dotyczą. Dlatego warto wiedzieć, które dokumenty musisz zachować i jak długo.
Do najważniejszych należą między innymi dokumentacja oceny ryzyka zawodowego, rejestry wypadków przy pracy i chorób zawodowych, protokoły powypadkowe, dokumentacja związana z czynnikami szkodliwymi i pomiarami środowiska pracy, a także potwierdzenia odbycia szkoleń BHP. W przypadku dokumentacji oceny ryzyka zawodowego przepisy nie określają konkretnego terminu jej przechowywania. W wielu firmach przechowuje się również instrukcje BHP, rejestry wydanych środków ochrony indywidualnej czy dokumentację dotyczącą maszyn i urządzeń.
Pamiętaj jednak, że nie wszystkie dokumenty obowiązują przez taki sam okres. Niektóre możesz usunąć po kilku latach, natomiast inne musisz przechowywać znacznie dłużej. Właśnie dlatego warto znać obowiązujące terminy, aby podczas kontroli bez problemu okazać wymaganą dokumentację.
Jak długo przechowywać dokumentację BHP? Najważniejsze terminy
Nie istnieje jeden termin przechowywania całej dokumentacji BHP. Wszystko zależy od rodzaju dokumentu i przepisów, które go regulują. Dlatego warto znać najważniejsze terminy i na bieżąco kontrolować, które dokumenty nadal muszą znajdować się w firmowym archiwum.
Kartę szkolenia wstępnego BHP przechowuje się w aktach osobowych pracownika przez cały okres zatrudnienia, a następnie zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Co do zasady dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Inne zasady dotyczą dokumentacji powypadkowej. Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową należy przechowywać przez 10 lat.
Szczególnej uwagi wymaga dokumentacja dotycząca czynników szkodliwych dla zdrowia. Wyniki badań i pomiarów takich czynników pracodawca przechowuje przez 3 lata od daty ich wykonania. Rejestr czynników szkodliwych oraz karty badań i pomiarów należy natomiast przechowywać przez 40 lat od daty ostatniego wpisu.
Odrębne terminy dotyczą również narażenia na niektóre substancje. Zgodnie z rozporządzeniem z 26 lipca 2024 r. dokumentację dotyczącą czynników rakotwórczych lub mutagennych przechowuje się przez 40 lat po ustaniu narażenia. W przypadku substancji reprotoksycznych jest to 5 lat po ustaniu narażenia, o ile nie są one jednocześnie czynnikami rakotwórczymi lub mutagennymi.
Warto również pamiętać o dokumentacji medycyny pracy. Co do zasady dokumentację medyczną służby medycyny pracy przechowuje się przez 20 lat. W przypadku pracowników zawodowo narażonych m.in. na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne okres ten wynosi 40 lat. Z kolei dokumentację pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, należy przechowywać przez 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.
Jeśli nie masz pewności, jakie terminy obowiązują w Twojej firmie, nie zgaduj. Weryfikacja dokumentacji zajmuje znacznie mniej czasu niż późniejsze wyjaśnienia podczas kontroli lub uzupełnianie brakujących dokumentów.
Które dokumenty możesz zniszczyć, a które musisz zachować?
To, że dokument jest stary, nie oznacza, że możesz go wyrzucić. Wręcz przeciwnie – przed zniszczeniem dokumentacji zawsze sprawdź, czy upłynął wymagany okres jej przechowywania. W przeciwnym razie podczas kontroli może się okazać, że brakuje dokumentów, które nadal powinny znajdować się w Twoich archiwach.
Największą ostrożność zachowaj w przypadku dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi oraz narażeniem pracowników na czynniki szkodliwe. Przepisy wymagają przechowywania części takich dokumentów przez wiele lat, dlatego ich zbyt wczesne zniszczenie może utrudnić wyjaśnienie zdarzeń lub dochodzenie roszczeń.
Po upływie wymaganego okresu dokumentację można zniszczyć zgodnie z zasadami właściwymi dla jej rodzaju. W przypadku dokumentacji pracowniczej trzeba dodatkowo uwzględnić obowiązki pracodawcy związane z poinformowaniem pracownika o możliwości jej odbioru.
Warto również prowadzić uporządkowaną ewidencję archiwum. Dzięki temu łatwiej odnajdziesz potrzebne dokumenty, unikniesz gromadzenia akt, których nie trzeba już przechowywać, i zachowasz porządek w dokumentacji BHP.
Co grozi za brak dokumentacji lub zbyt wczesne zniszczenie?
Brak wymaganej dokumentacji BHP może mieć poważne konsekwencje dla pracodawcy. Jeśli podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy nie będziesz w stanie okazać wymaganych dokumentów, kontroler może uznać to za naruszenie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kodeks pracy przewiduje za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub nieprzechowywanie jej przez wymagany okres grzywnę od 2000 do 60 000 zł. W przypadku ponownego popełnienia takiego wykroczenia kara może wynieść od 3000 do 90 000 zł. Wyższe stawki obowiązują od 8 lipca 2026 r.
Jeszcze większy problem pojawia się wtedy, gdy zniszczysz dokumentację przed upływem obowiązkowego okresu przechowywania. W razie wypadku przy pracy, choroby zawodowej lub sporu z pracownikiem możesz nie mieć dowodów potwierdzających, że dopełniłeś swoich obowiązków. To z kolei może utrudnić obronę Twojego stanowiska i wydłużyć postępowanie.
Dlatego zamiast kierować się zasadą „na wszelki wypadek wyrzucę później”, warto prowadzić dokumentację w uporządkowany sposób i regularnie weryfikować terminy jej przechowywania. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego ryzyka oraz problemów podczas kontroli.
Jak uporządkować dokumentację BHP i uniknąć problemów podczas kontroli?
Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów podczas kontroli jest regularne porządkowanie dokumentacji, a nie odkładanie tego na ostatnią chwilę. Warto podzielić dokumenty na kategorie, na przykład szkolenia BHP, ocenę ryzyka zawodowego, wypadki przy pracy, badania i pomiary środowiska pracy oraz rejestry wymagane przez przepisy. Dzięki temu szybko odnajdziesz potrzebne dokumenty, gdy poprosi o nie kontroler.
Równie ważne jest kontrolowanie terminów przechowywania poszczególnych dokumentów. Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie listy lub harmonogramu, który przypomni Ci, kiedy dokumentację należy nadal archiwizować, a kiedy można ją zgodnie z przepisami zniszczyć.
Nie zapominaj także o regularnym uzupełnianiu dokumentacji. Każde szkolenie BHP, aktualizacja oceny ryzyka zawodowego, wypadek przy pracy czy zmiana warunków pracy powinny znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich dokumentach. Dzięki temu podczas kontroli nie będziesz szukać brakujących dokumentów ani uzupełniać ich w pośpiechu.
Masz wątpliwości dotyczące dokumentacji BHP? Skontaktuj się z Comes BHP
Jeśli nie masz pewności, jakie dokumenty musisz przechowywać, jak długo archiwizować poszczególne akta lub jak uporządkować dokumentację, chętnie Ci pomożemy. Znamy przepisy BHP od podszewki.
W Comes BHP wspieramy przedsiębiorców w kompleksowej obsłudze BHP. Doradzamy w zakresie prowadzenia dokumentacji, pomagamy przygotować firmę do kontroli, prowadzimy szkolenia BHP oraz dbamy o to, aby wszystkie obowiązki wynikały z aktualnych przepisów i były dopasowane do specyfiki Twojej działalności.
Skontaktuj się z Comes BHP i zyskaj pewność, że dokumentacja BHP w Twojej firmie jest kompletna, prawidłowo prowadzona i gotowa do każdej kontroli.