Od 12 grudnia 2025 r. zmieniają się zasady potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy wprowadza możliwość elektronicznego potwierdzania odbycia instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego, obok dotychczasowej formy papierowej. Zmiana dotyczy wyłącznie sposobu dokumentowania szkolenia i nie wpływa na zakres obowiązków szkoleniowych pracodawców ani pracowników. Nowe przepisy porządkują zasady potwierdzania odbycia szkolenia i dostosowują je do aktualnych realiów organizacyjnych.
Zmiany w szkoleniach BHP od 12 grudnia 2025 r. – co musi wiedzieć pracodawca i pracownik?
Najważniejsza zmiana polega na dopuszczeniu elektronicznej formy potwierdzania odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego, obok dotychczasowej formy papierowej. Pracownik potwierdza odbycie instruktażu, a kierownik komórki organizacyjnej – jego przeprowadzenie oraz dopuszczenie do pracy, przy czym w przypadku formy elektronicznej pracodawca ma obowiązek dokonania odpowiedniej adnotacji w karcie szkolenia wstępnego oraz dołączenia dokumentu elektronicznego do akt osobowych. Zmiany te nie znoszą dotychczasowych obowiązków szkoleniowych, lecz upraszczają sposób ich dokumentowania i dostosowują przepisy do realiów cyfrowych.
Podstawa prawna i zakres zmian w przepisach BHP od 12 grudnia 2025 r.
Zmiany w dokumentowaniu szkoleń BHP wynikają bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r., które nowelizuje § 12 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Nowe przepisy precyzują, w jakiej formie może nastąpić potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz wprowadzają jasne zasady dotyczące adnotacji w karcie szkolenia wstępnego i przechowywania dokumentacji w aktach osobowych pracownika. Rozporządzenie ma charakter doprecyzowujący i nie zmienia zakresu obowiązków szkoleniowych, a jedynie sposób ich dokumentowania.
Szkolenia BHP a dokumentacja – papierowy czy elektroniczny sposób potwierdzenia?
Teraz dokumentowanie szkoleń wstępnych BHP może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Forma papierowa polega na złożeniu podpisu w karcie szkolenia wstępnego, natomiast w przypadku potwierdzenia elektronicznego pracodawca sporządza adnotację w karcie i dołącza dokument elektroniczny potwierdzający odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Wybór formy należy do pracodawcy, przy czym nowe przepisy nie nakładają obowiązku cyfryzacji dokumentacji, a jedynie dopuszczają alternatywny, elektroniczny sposób potwierdzania odbycia szkolenia.
Potwierdzenie szkolenia BHP – jak potwierdzać odbycie szkolenia od 12 grudnia 2025?
Nowe przepisy wprowadzają większą elastyczność w zakresie potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP. Od 12 grudnia 2025 r. nie jest już wymagane wyłącznie papierowe potwierdzenie z własnoręcznym podpisem pracownika. Pracodawca może zastosować rozwiązania elektroniczne, pod warunkiem że fakt odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego zostanie odpowiednio udokumentowany i przypisany do konkretnego pracownika. Kluczowe pozostaje zachowanie ciągłości dokumentacji oraz możliwość wykazania, że szkolenie zostało przeprowadzone przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Adnotacja w karcie szkolenia wstępnego – kiedy i jak ją stosować?
Adnotację w karcie szkolenia wstępnego stosuje się wówczas, gdy potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego lub stanowiskowego następuje w formie elektronicznej. W takiej sytuacji pracodawca wpisuje informację o elektronicznym potwierdzeniu w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej. Do karty należy następnie dołączyć dokument elektroniczny potwierdzający przeprowadzenie i odbycie szkolenia lub jego odwzorowanie. Taka dokumentacja, wraz z kartą szkolenia wstępnego, powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika.
Potwierdzenie szkolenia a forma elektroniczna – co wolno, a co nadal musi być papierowe?
Od 12 grudnia 2025 r. przepisy dopuszczają elektroniczne potwierdzanie odbycia szkolenia wstępnego BHP, jednak nie oznacza to pełnej rezygnacji z dokumentacji papierowej. Forma elektroniczna może być stosowana wyłącznie do potwierdzenia instruktażu ogólnego i stanowiskowego, pod warunkiem zachowania karty szkolenia wstępnego oraz dokonania w niej odpowiedniej adnotacji. Jednocześnie szkolenia okresowe BHP nadal wymagają wystawienia tradycyjnego zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, które podlega przechowywaniu w aktach osobowych. Nowe przepisy nie znoszą więc papieru całkowicie, lecz wprowadzają możliwość jego częściowego zastąpienia w ściśle określonym zakresie.
Podpis po szkoleniach okresowych BHP – zasady pozostają bez zmian
W przeciwieństwie do szkoleń wstępnych, nowelizacja rozporządzenia nie wprowadza zmian w sposobie potwierdzania ukończenia szkoleń okresowych BHP. Szkolenie okresowe nadal kończy się wydaniem zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, które podpisuje osoba lub podmiot przeprowadzający szkolenie. W praktyce możliwe są dwie formy podpisu: podpis odręczny na zaświadczeniu papierowym albo kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Brak jest podstaw prawnych do stosowania w odniesieniu do szkoleń okresowych uproszczonych form potwierdzania, przewidzianych od 12 grudnia 2025 r. wyłącznie dla szkoleń wstępnych. Oznacza to, że zasady dokumentowania szkoleń okresowych pozostają niezmienione i wymagają zachowania dotychczasowej formy potwierdzenia.
Jeśli chcesz mieć pewność, że szkolenia BHP i ich dokumentowanie są zgodne z aktualnymi przepisami, skorzystaj ze wsparcia COMES BHP. Zapewniamy kompleksową obsługę BHP, szkolenia wstępne i okresowe oraz szkolenia z pierwszej pomocy, łącząc merytorykę z nowoczesnym podejściem. Zapraszamy do współpracy.